Festpreis oder Tagessatz: welches Abrechnungsmodell wann trägt

Ein Festpreis vergütet ein vorher beschriebenes Ergebnis mit einer festen Summe, ein Tagessatz vergütet geleistete Arbeitstage. Der Unterschied liegt weniger im Preis als im Risiko: Beim einen trägt der Auftragnehmer das Schätzrisiko, beim anderen der Auftraggeber. Welches Modell trägt, hängt davon ab, wie genau der Umfang beschreibbar ist.

Festpreis und Tagessatz im Überblick

Beim Festpreis steht die Summe für einen definierten Liefergegenstand vor dem Start fest. Braucht die Umsetzung mehr Aufwand als geschätzt, ändert das an der Rechnung nichts – solange der Umfang unverändert bleibt. Bei der Abrechnung nach Aufwand wird gezahlt, was tatsächlich gearbeitet wurde, nachgewiesen über Tätigkeitsnachweise.

Beide Modelle sind unabhängig von der Vertragsform, hängen aber praktisch mit ihr zusammen: Ein fester Preis passt zum Werkvertrag mit Abnahme, die Abrechnung nach Tagen eher zum Dienstvertrag über eine Tätigkeit. Zwingend ist diese Zuordnung nicht; ein ergebnisbezogener Vertrag kann auch nach Aufwand mit vereinbarter Obergrenze abgerechnet werden.

Wer das Schätzrisiko trägt

Jede Schätzung in einem Softwareprojekt enthält Unbekanntes: die Qualität der Altdaten, das Verhalten eines Fremdsystems, die Zahl der Abstimmungsrunden über eine Oberfläche. Das Modell entscheidet, wer diese Unbekannten bezahlt.

• Fester Preis. Der Auftragnehmer kalkuliert den Puffer ein. Verschätzt er sich nach unten, geht das zu seinen Lasten; verschätzt er sich nach oben, zahlt der Auftraggeber den Puffer mit.
• Aufwand nach Tagessatz. Der Auftraggeber zahlt genau das, was anfällt – und trägt damit auch das Risiko einer zu optimistischen Schätzung.

Daraus folgt die wichtigste Regel: Je unschärfer der Umfang, desto teurer wird ein fester Preis, weil der Puffer mit der Unsicherheit wächst. Wer eine belastbare Pauschale will, muss vorher beschreiben, was geliefert wird – die Aufgabe von Lastenheft und Pflichtenheft.

Für den Auftraggeber ist dabei ein Punkt wichtiger als die Verhandlung: Ein sauber kalkulierter Puffer ist keine Marge, sondern eine Prämie für Unsicherheit, die zu großen Teilen aus der eigenen Aufgabenstellung stammt. Wer den Umfang schärft, senkt diese Prämie wirksamer, als es jedes Nachverhandeln könnte.

Wann ein Festpreis zum Webprojekt passt

Gut geeignet sind abgeschlossene Vorhaben mit prüfbarem Ergebnis:

• Übernahme eines bestehenden Datenbestands in ein neues System, mit definierten Prüfregeln.
• Ein Modul mit festgelegten Masken, Rollen und Feldern – etwa eine Angebotsstrecke oder ein Kundenkonto.
• Anbindung an ein Fremdsystem, dessen Dokumentation vorliegt und dessen Testzugang funktioniert.
• Überarbeitung einer bekannten Anzahl von Seitentypen mit vorhandenen Inhalten.

Nach Aufwand rechnet man dagegen sinnvoll ab, wenn das Ziel noch bewegt wird: Vorstudie, Prototyp, laufende Betreuung, Fehlersuche in einem fremden Altsystem. Auch die Erkundung eines undokumentierten Fremdsystems gehört dazu – niemand kann seriös pauschal anbieten, was er vorher nicht lesen konnte.

Mischformen: Etappen, Budgetdeckel, Pauschale

In der Praxis gewinnen meist Mischformen, weil sie Planbarkeit und Beweglichkeit verbinden:

• Etappen mit eigenem Preis. Jede Etappe hat einen Liefergegenstand, eigene Abnahmekriterien und eine eigene Summe. Nach jeder Etappe kann der Auftraggeber neu entscheiden.
• Analyse zuerst. Die Vorstudie läuft nach Aufwand und endet mit einer Beschreibung, auf deren Basis die Umsetzung pauschal angeboten wird.
• Budgetdeckel. Abgerechnet wird nach Aufwand, aber bis zu einer vereinbarten Obergrenze; wird sie erreicht, wird gemeinsam entschieden.
• Zielwert mit Teilung. Beide Seiten einigen sich auf einen erwarteten Aufwand und teilen die Abweichung nach oben wie nach unten. Das setzt eine offene Aufwandserfassung und Vertrauen auf beiden Seiten voraus.
• Pauschale je Änderungspaket. Bei laufender Betreuung werden gebündelte Änderungen als kleines Paket bepreist statt einzeln geschätzt.

Unabhängig vom Modell braucht jedes Projekt ein Verfahren für Änderungswünsche. Ohne dieses Verfahren wandert jede neue Idee still in den bestehenden Umfang, und am Ende streiten beide Seiten darüber, was eigentlich vereinbart war. Ein schriftlicher Nachtrag je Änderung hält beide Seiten handlungsfähig, weil er Umfang und Vergütung gemeinsam fortschreibt.

Wie wir Etappen und Abnahme verbinden

Wir schneiden Vorhaben in Etappen mit je eigenem Liefergegenstand und legen die Abnahmekriterien vor dem Start im Angebot fest; wo der Umfang noch nicht beschreibbar ist, beginnt die Arbeit mit einer Analyse nach Aufwand und endet mit einer Beschreibung, die pauschal angeboten werden kann. Änderungen werden als Nachtrag bewertet und getrennt beauftragt. Wie das im laufenden Projekt aussieht, zeigt die Seite App-Entwicklung.