Prozessautomatisierung in Hamburg: Daten aus alten Systemen, ohne dass jemand sie abtippt

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Prozessautomatisierung in Hamburg heißt zuerst, an alte Systeme heranzukommen: Prozessautomatisierung stößt in Hamburg fast immer zuerst auf ein Programm, das älter ist als die Abteilung, die damit arbeitet. Hafen, Spedition und Handel laufen auf Systemen, die seit Jahren zuverlässig ihren Dienst tun und keine offene Schnittstelle haben. Zwischen Zoll, Fracht und Buchhaltung entsteht deshalb Handarbeit. Datenübernahme ist im Hafenumfeld Alltag und nicht Ausnahme. Terminalbetreiber, Spedition und Versandhändler liefern dieselbe Sendung in drei Formaten, und die Buchhaltung zieht das hinterher gerade. Wer hier etwas ändern will, muss zuerst an Bestände heran, die in einem Programm ohne Ausgang liegen.
Was die Umstellung im Tagesgeschäft bringt: Sendungen, Rechnungen und Zahlungen finden danach selbst zueinander. Der Abgleich läuft nachts, das Ergebnis liegt morgens vor, und was nicht zusammenpasste, steht als Ausnahme mit Grund und Beleg auf einer Liste. Workflow-Automatisierung ersetzt damit nicht das Urteil eines Disponenten, sondern die Sucherei davor. Für ein Haus mit alten Systemen ist der zweite Effekt oft wichtiger: Die Daten sind zum ersten Mal an einer Stelle vollständig. Auswertungen, die vorher an unvollständigen Exporten scheiterten, werden möglich, ohne dass das Altsystem angefasst oder ersetzt werden muss. Die Zuständigkeiten stehen vorher fest: Sie benennen, welche Felder im Altsystem was bedeuten, und entscheiden, was mit widersprüchlichen Sätzen geschieht. Zugriff beschaffen, Bestand prüfen, Regeln bauen, Läufe überwachen – das liegt bei uns. Was wir im Bestand finden, bekommen Sie schriftlich, auch wenn es unangenehm ist.
Prozessautomatisierung, die auch ohne Herstellerschnittstelle trägt: Wir gehen in fester Reihenfolge vor: offizielle Schnittstelle, sonst Export, sonst direkter Lesezugriff auf die Datenbank, und erst zuletzt eine gezielte Browser-Automatisierung. Jeder dieser Wege bekommt dieselbe Behandlung – Zeitplan, Wiederholung bei Abbruch, Protokoll, Fehlerliste. Nur so lässt sich der Betrieb später überhaupt bewerten. Bei Altsystemen kommt ein Schritt dazu, den viele überspringen: Wir prüfen den Bestand, bevor wir ihn bewegen. Doppelte Sätze, abgeschnittene Felder und Kennzeichen, die im Lauf der Jahre ihre Bedeutung gewechselt haben, sind die Regel. Was nicht eindeutig ist, wird markiert statt geraten.
Eine Datenübernahme, die sich nachrechnen ließ: Ohne Kundennamen, aus einem abgeschlossenen Projekt: 19 686 Bestellungen aus fünf Jahren wurden in ein CRM übernommen, keine einzige Dublette. Die Zahl ist nachrechenbar, weil die Regeln für Dubletten vorher schriftlich feststanden und der Lauf jeden übersprungenen Satz einzeln protokolliert hat. So entsteht eine Abnahme, über die sich nicht streiten lässt. Gebaut wird im eigenen Repository, getestet auf einer Kopie Ihres Bestands, geprüft an Stichproben, die Sie selbst ziehen. Danach läuft die Automatik eine vereinbarte Zeit neben der Handarbeit, bis beide dasselbe Ergebnis zeigen.
Der Maßstab der Abnahme steht im Angebot: Übernommene Datensätze, Dublettenquote, Laufzeit und Verhalten im Fehlerfall werden vor dem Start vereinbart, nicht hinterher ausgehandelt. Geliefert wird in Teilen, jede Teillieferung wird für sich geprüft; Quellcode, Dokumentation und Zugänge liegen vom ersten Tag an für Sie bereit. Die Form ist meist der Werkvertrag mit Festpreis und Abnahme gegen diese Kriterien, für laufende Betreuung ein Rahmenvertrag mit Einzelaufträgen nach Tagessatz. Weisungen an unsere Entwickler kommen von unserer Projektleitung; verarbeitet wird auf Servern in Deutschland und der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

Hamburg, Hamburg

Größter Seehafen Deutschlands: Logistik, Spedition, Reedereien und Terminalbetreiber prägen die Wirtschaft – mit vielen Prozessen zwischen Zoll, Fracht und Buchhaltung.
Luftfahrt-Cluster mit Airbus in Finkenwerder und Lufthansa Technik am Flughafen Fuhlsbüttel, dazu ein Netz von Zulieferern.
Medien- und Verlagsstandort: Spiegel, Zeit, Bauer Media und große Agenturen sitzen in der Stadt.
E-Commerce und Versandhandel: die Otto Group hat ihren Sitz in Hamburg-Bramfeld.
Universität Hamburg, Technische Universität Hamburg in Harburg und HAW Hamburg als Quellen für Ingenieure und Informatiker.
Windenergie und erneuerbare Energien: Zentralen und Vertriebsgesellschaften von Turbinenherstellern und Projektentwicklern.
HafenCity als neu entwickeltes Büro- und Wohnquartier, in dem viele Beratungs- und Technologiefirmen sitzen.
Hafenwirtschaft und Handel arbeiten mit vielen Altsystemen – Schnittstellen und Datenübernahmen sind hier Alltag, nicht Ausnahme.

Begriffe zum Thema

Offene Punkte, vorab geklärt

Prozessautomatisierung in Hamburg – sehen Sie sich den Ablauf vor Ort an?

Ja, ein Termin vor Ort lässt sich einrichten, und für die Aufnahme lohnt er sich fast immer: Viele Prüfregeln stehen nirgends geschrieben, sie stecken in den Köpfen der Leute im Wareneingang und in der Buchhaltung. Abgestimmt wird danach auf Deutsch, in deutscher Zeit.

Unser Warenwirtschaftssystem ist sehr alt. Kommen Sie da heran?

In den meisten Fällen ja, über Export oder direkten Lesezugriff auf die Datenbank. Ob der Weg trägt, prüfen wir an Ihrem echten Bestand, bevor ein Angebot entsteht. Falls kein Weg trägt, sagen wir das vorher – ein Vertrag über etwas, das technisch nicht geht, nützt niemandem.

Was passiert mit den Altdaten bei einer Übernahme?

Das Original bleibt unangetastet; gearbeitet wird auf einer Kopie. Für Dubletten, unvollständige Sätze und geänderte Kennzeichen werden vorab Regeln vereinbart, und jeder übersprungene Satz steht mit Grund im Protokoll. So bleibt nachvollziehbar, was übernommen wurde und was bewusst liegen blieb.

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Projekte laufen über unsere eigenen Arbeitsplätze und Werkzeuge, verständigt wird sich auf Deutsch. Ein Büro in Hamburg gibt es nicht – Vor-Ort-Termine dort richten wir ein, wenn Sie es wünschen.

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