Prozessautomatisierung in Köln: ein Datenstand über alle Standorte hinweg

Projekt besprechen Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung in Köln beginnt selten in der Zentrale: Prozessautomatisierung fängt in Köln meist an den Rändern an: in Filialen, Werken und Lagern im Rheinland, die ihre Zahlen an eine Zentrale melden. Versicherer, Sender und Handelshäuser haben ihre Kernsysteme im Griff; was fehlt, ist der Weg von den Standorten dorthin. Diesen Weg gehen heute Menschen mit Tabellen. Dazu kommt der Messerhythmus der Stadt. Wer zur gamescom, zur dmexco oder zur Anuga liefert, hat wenige Tage im Jahr, an denen Bestellungen, Muster und Rechnungen gleichzeitig anfallen. Was den Rest des Jahres von Hand geht, bricht dann zusammen, und danach räumt jemand lange auf.
Was Filialen und Zentrale danach voneinander sehen: Kassenzahlen, Bestände und Wareneingänge laufen selbstständig zusammen, gegen Zählprotokolle geprüft und auf den Cent abgestimmt. Die Zentrale sieht morgens den Vortag statt am Monatsende den Vormonat, und der Standort sieht, was von seinen Meldungen angekommen ist. Workflow-Automatisierung nimmt dabei niemandem die Entscheidung ab. Sie nimmt die Vorarbeit weg: das Einsammeln, das Umformatieren, das Nachfragen, warum eine Datei fehlt. Wo etwas nicht zusammenpasst, steht der Fall mit Grund auf einer Liste, statt als stille Abweichung in einer Summe zu landen. Die Rollen werden vorher verteilt: Sie entscheiden, welche Kennzahl in allen Standorten dasselbe bedeuten soll, und benennen je Standort eine Ansprechperson. Anbindung, Regeln, Betrieb und Überwachung liegen bei uns. Die Einigung auf eine gemeinsame Kennzahl ist dabei fast immer der längere Teil, nicht die Technik.
Prozessautomatisierung über mehrere Standorte hinweg: Verteilte Betriebe haben ein eigenes Problem: Jeder Standort hat im Lauf der Jahre eine kleine Abweichung eingeführt – eine andere Kassensoftware, eine eigene Artikelnummer, ein anderes Ablagemuster. Wir bilden diese Abweichungen als Regeln ab, statt sie wegzudiskutieren, und ziehen die Stammdaten dahinter gerade. Die Verbindungen laufen als eigener Dienst mit Zeitplan, Wiederholung bei Abbruch und Fehlerliste. Kommt ein Standort dazu, kommt eine Regel dazu; die Zentrale muss dafür nichts umstellen. Was ein Standort meldet und was davon angekommen ist, steht in einem Protokoll, das beide Seiten lesen können.
Zwei Größenordnungen aus dem Handel: Aus abgeschlossenen Projekten, ohne Kundennamen: In einem Betrieb werden die Zahlen von 8 Kassen täglich ohne manuelle Eingabe übernommen und auf den Cent abgeglichen. In einem anderen stehen 93 Lagerpositionen ohne Eingabe von Hand jederzeit aktuell zur Verfügung. Beide Zahlen sind klein genug, um ehrlich zu sein, und groß genug, um den Punkt zu zeigen: Der Gewinn liegt nicht im Volumen, sondern in der Verlässlichkeit. Eine Zahl, die jeden Morgen ohne Zutun stimmt, verändert die Art, wie eine Zentrale ihre Standorte führt.
Geprüft wird gegen Kriterien, die vorher feststehen: Welche Meldungen ankommen, wie oft der Lauf startet, wie mit fehlenden Standorten umgegangen wird und was im Fehlerfall passiert – das steht vor dem Start im Angebot. Geliefert wird in Teilen, jede Teillieferung wird für sich geprüft; Quellcode, Dokumentation und Zugänge stehen Ihnen vom ersten Tag an offen. Steht der Umfang, ist es ein Werkvertrag mit Festpreis und Abnahme gegen die vereinbarten Kriterien; für den laufenden Betrieb danach ein Rahmenvertrag mit Einzelaufträgen. Was wann geliefert wird, steht im Angebot, und die Weisung an unsere Entwickler bleibt bei unserer Projektleitung.

Köln, Nordrhein-Westfalen

Versicherungsstandort: Gothaer, AXA Deutschland, DEVK und weitere Versicherer haben ihre Zentralen in Köln.
Medienstadt: WDR, RTL Deutschland und viele Produktionsfirmen – dazu Games-Unternehmen und Agenturen.
Ford-Werke in Köln-Niehl als großer Industriebetrieb mit Zulieferern in der Region.
Koelnmesse mit Messen wie gamescom, dmexco und Anuga – jährlich Treffpunkt für Digital-, Handels- und Lebensmittelbranche.
Universität zu Köln und Technische Hochschule Köln, dazu die Universität Bonn und die RWTH Aachen im Umkreis einer Stunde.
Chemieregion Rheinland: Bayer in Leverkusen und der Chemiepark Knapsack in Hürth direkt vor der Stadt.
Deutsche Telekom in Bonn und Rechenzentren in der Region – Telekommunikation und IT-Infrastruktur als eigener Arbeitsmarkt.
Lebensmittelindustrie und Handel im Rheinland: Produktions- und Logistikbetriebe mit vielen Standorten, Kassen und Lieferanten.

Begriffe zum Thema

Offene Punkte, vorab geklärt

Prozessautomatisierung Köln: Arbeiten Sie auch mit Betrieben im Rheinland?

Ja, der Standort spielt für die Umsetzung keine Rolle, und ein Termin vor Ort lässt sich einrichten – auch in einer Filiale oder im Lager statt in der Zentrale. Genau dort entstehen die Abweichungen, über die später in der Auswertung gestritten wird.

Unsere Filialen nutzen unterschiedliche Kassensysteme. Ist das ein Problem?

Nein, das ist der Normalfall. Jede Quelle bekommt eine eigene Verbindung, danach werden die Daten auf ein gemeinsames Format gebracht. Aufwändiger ist meist nicht die Technik, sondern die Einigung darauf, welche Kennzahl in allen Standorten dasselbe bedeuten soll.

Wer pflegt die Regeln, wenn sich ein Ablauf ändert?

Sie oder wir, wie im Vertrag vereinbart. Die Regeln liegen versioniert im Repository, dazu gehören Dokumentation und eine Einweisung, damit Ihre Leute Läufe anstoßen, Fehlerlisten lesen und einfache Regeln selbst nachziehen können. Größere Änderungen laufen als Einzelauftrag.

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Projekte laufen über unsere eigenen Arbeitsplätze und Werkzeuge, verständigt wird sich auf Deutsch. Ein Büro in Köln gibt es nicht – Vor-Ort-Termine dort richten wir ein, wenn Sie es wünschen.

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